Bienvenue dans Multi-APH CRM

1.Bienvenue

Ce qu'est la plateforme, et les trois choses à savoir avant votre première journée.

Multi-APH CRM est une plateforme de gestion de clientèle conçue au Québec pour les conseillers en sécurité financière : fiches clients, documents réglementaires signés électroniquement (ABF, profil d'investisseur, avis de divulgation), suivi de conformité AMF, courriels, appels, rapports et portail client sécurisé. Vos données sont hébergées à Montréal et protégées conformément à la Loi 25.

Accès

• Adresse : https://crm.multi-aph.com — ajoutez-la à vos favoris.
• Navigateur recommandé : Google Chrome (ou Edge) à jour, sur ordinateur.
• Connexion : votre compte Google ou courriel + mot de passe, plus un code à 6 chiffres de votre application d'authentification (obligatoire — voir section 2).

Besoin d'aide ?

Écrivez à support@multi-aph.com — décrivez ce que vous faisiez et, si possible, joignez une capture d'écran.

2.Démarrer — de l'invitation à l'activation

Environ 20 minutes, une seule fois.

1. Ouvrez votre courriel d'invitation et cliquez le lien. Vous arrivez sur la page de création de compte : choisissez « Continuer avec Google » (recommandé si vous utilisez Gmail au travail) ou créez un compte courriel + mot de passe.
2. L'assistant de configuration s'ouvre (7 étapes) :
   • Identité légale du cabinet — nom légal, nom commercial, NEQ.
   • Coordonnées du cabinet — adresse, téléphone, courriel de contact.
   • Branding — votre logo et votre photo (utilisés sur les documents envoyés aux clients).
   • Stockage des PDFs signés — informatif ; l'archivage dans votre propre Google Drive / OneDrive se configure plus tard dans Mon compte (section 3). Cliquez « Passer ».
   • Responsable de la protection des renseignements personnels — la personne désignée Loi 25 de votre cabinet (souvent vous-même).
   • Authentification à deux facteurs (TOTP) — voir ci-dessous.
   • Conditions d'utilisation & DPA — lisez puis acceptez : votre cabinet est activé 🎉.
3. Connectez-vous au CRM à crm.multi-aph.com.

La double authentification (obligatoire)

À l'étape 6, scannez le code QR avec une application d'authentification sur votre téléphone — Google Authenticator, Microsoft Authenticator ou 1Password. À chaque connexion, le CRM demandera le code à 6 chiffres affiché par l'application. C'est ce qui protège les renseignements personnels de vos clients si votre mot de passe fuit.

3.Configurer son environnement

15 minutes dans « Mon compte » pour que courriels, calendrier et archivage travaillent pour vous.

Votre profil public

Nom affiché, titre professionnel, n° AMF, téléphone, photo : ces informations apparaissent sur les documents et courriels envoyés à vos clients. Choisissez aussi votre signature courriel (3 mises en page offertes) et vos affiliations (bannières, MGA).

Connexions Google / Microsoft — deux niveaux

Comptes courriel additionnels (IMAP)

Si vous utilisez une adresse hors Gmail/Outlook (ex. adresse de bannière), ajoutez-la dans « Comptes IMAP » : le CRM pourra lire et envoyer avec cette adresse aussi.

4.Vos clients

Créer, importer, et s'y retrouver dans la fiche client.

Créer ou importer

• Un à la fois : page Clients → bouton +. Nom, coordonnées, services (assurance, placement, hypothèque) — le reste se remplit au fil des formulaires signés.
• En lot : page 🔗 Passerelle pour importer vos relevés (Excel MICA, relevés d'assureurs) — les fiches, polices et placements se créent/mettent à jour automatiquement.

La fiche client — 8 onglets

Doublons ? Fusionnez

L'outil détecte les doublons probables (même nom, même courriel), vous montre les deux fiches côte à côte, et fusionne tout (polices, notes, tâches, liens familiaux) dans la fiche conservée. Irréversible — lisez bien l'aperçu avant de confirmer.

Demander des documents au client

Le client reçoit un lien sécurisé (valide 7 jours) pour téléverser ses pièces (relevés, spécimen de chèque…). Elles arrivent directement dans son dossier, et vous êtes notifié.

5.La conformité au quotidien

Le cœur du CRM : chaque dossier complet, signé, daté — et prouvable.

Les documents réglementaires

Envoyer un document pour signature

1. Le CRM prépare un courriel avec un lien sécurisé personnel — vous le validez et l'envoyez.
2. Le client ouvre le lien, remplit s'il y a lieu, et signe du doigt ou à la souris.
3. Tout revient automatiquement : le statut passe à 🟢, le PDF signé est archivé (et classé dans votre Drive si l'archivage automatique est actif), l'historique de conformité est mis à jour, et une entrée horodatée avec empreinte numérique (SHA-256) est ajoutée au registre des signatures — votre preuve en cas d'inspection.

Le tableau de la page Conformité AMF · OCRI montre tous vos clients avec leurs statuts (🟢 conforme · 🟡 partiel · 🔴 manquant) et permet la régularisation en lot : envoyer d'un coup les documents manquants à plusieurs clients (avec pause/reprise).

Les rappels automatiques

Chaque lundi matin, le CRM vérifie les profils et ABF qui approchent de leurs 3 ans (pré-alerte 60 jours) : vous recevez un courriel digest et des tâches apparaissent dans votre page Tâches. Aucun courriel n'est jamais envoyé à vos clients sans votre geste.

Dossiers d'évaluation

Pour documenter une recommandation de produit : comparez les soumissions (WinQuote ou saisie manuelle), justifiez votre choix, et faites signer le dossier au client — le PDF signé rejoint le registre comme les autres documents.

6.Le portail client

Vos clients consultent leurs documents signés eux-mêmes — fini les « peux-tu me renvoyer mon ABF ? ».

1. 🔗 Créer le lien — un lien permanent et personnel est généré pour ce client.
2. 📤 Envoyer l'invitation — le client reçoit un courriel avec son lien (il peut le mettre en favori : il ne change pas).
3. À chaque visite, le client clique « Recevoir mon code » : un code à 6 chiffres arrive à SON courriel (valide 10 minutes). Personne ne voit son dossier sans ce code.
4. Il consulte et télécharge ses documents signés + un sommaire de ses produits (assurances, placements, hypothèques — montants seulement, jamais de NAS ni de données sensibles).

Vous gardez le contrôle

• Masquer un document : interrupteur 👁/🚫 à côté de chaque document — il disparaît du portail instantanément.
• Publier un document de votre Drive (plan de retraite, illustration…) : fiche → onglet Documents → bouton 📤 sur le fichier → il apparaît dans le portail du client.
• ⛔ Révoquer : le lien cesse de fonctionner immédiatement (régénérable en un clic).
• Chaque consultation est journalisée (Loi 25) — les 5 derniers accès s'affichent dans la fiche.

7.Communications

Courriels, infolettres, appels et rencontres — tout au dossier.

Courriels

Depuis la fiche client (onglet Communications) ou la page Courriels (boîte de réception unifiée Gmail + Outlook + IMAP). Les échanges avec un client sont automatiquement rattachés à sa fiche. L'IA peut vous préparer un brouillon — vous relisez et envoyez toujours.

Infolettre en lot

• Personnalisez avec le jeton {{PRENOM}} — remplacé par le prénom de chaque destinataire.
• Faites toujours un envoi test vers votre propre adresse d'abord.
• L'envoi passe par VOTRE Gmail (meilleure délivrabilité) ; boutons pause/reprise en cours de lot.

Appels et SMS

Si la téléphonie est activée pour votre cabinet : appels sortants/entrants enregistrés (une annonce automatique en informe l'interlocuteur), transcrits et résumés par l'IA — le tout rattaché à la fiche. L'audio, la transcription et le résumé se retrouvent dans l'onglet Communications du client.

Transcrire une rencontre

Téléversez l'enregistrement (audio ou vidéo) d'une rencontre : transcription (serveurs canadiens) + résumé structuré en quelques minutes.

8.Rapports

Cinq rapports imprimables (PDF), brandés à votre cabinet.

• 🗂 Dossier client complet — tout le dossier d'un client en un document.
• 🏠 Renouvellements hypothécaires — les termes qui arrivent à échéance.
• 🛡 Échéances assurance — les polices à échéance prochaine.
• 📊 Portefeuille placements — le détail des investissements d'un client.
• 📋 Rapport de conformité annuel (audit AMF) — LE document à remettre à un inspecteur : taux de conformité, activité de l'année, registre des signatures avec empreintes numériques, et détail par client. Générez-le une fois par année (et avant toute inspection).

9.L'IA dans le CRM

Un assistant, jamais un décideur.

🤖 Classifier avec IA

Glissez-déposez vos PDF (relevés, polices, correspondances) : l'IA identifie le client et le type de document, propose des mises à jour de fiche — vous cochez ce que vous acceptez, puis le document s'archive (Storage + votre Drive). Rien ne s'applique sans votre confirmation.

Les garde-fous (pour votre conformité)

• Validation humaine obligatoire : brouillons de courriels, champs proposés, résumés — l'IA suggère, vous décidez. « L'algorithme me l'a recommandé » n'est pas une défense devant un comité de discipline ; le CRM est conçu pour que ce ne soit jamais votre situation.
• Dépersonnalisation : NAS, numéros de police et dates sensibles sont extraits localement et ne sont pas transmis aux services d'IA externes.
• Traçabilité : chaque classement IA laisse une entrée dans l'historique de conformité du client (qui, quoi, quand, quels champs).

10.FAQ & dépannage

Les questions les plus fréquentes — dans l'ordre où elles arrivent habituellement.

Connexion & compte

Courriels

Documents & signatures

Portail client

Clients & données